La Ley de Libertad de Información de Virginia garantiza a los ciudadanos de la Commonwealth y a los representantes de los medios de comunicación el acceso a los registros públicos en poder de organismos públicos, funcionarios públicos y empleados públicos. La VBOA mantiene registros relacionados con el examen y las licencias de CPA.
Un registro público es cualquier escrito o grabación, independientemente de si se trata de un registro en papel, un archivo electrónico, una grabación de audio o video, o cualquier otro formato, que esté preparado o sea propiedad de, o esté en posesión de un organismo público o sus funcionarios, empleados o agentes en la transacción de negocios públicos. Se presume que todos los registros públicos están abiertos y solo pueden ser retenidos si se aplica una exención legal específica. La VBOA mantiene registros sobre las licencias de CPA y las medidas disciplinarias, así como registros generales relacionados con el funcionamiento de la agencia. La VBOA puede retener registros en virtud de las exenciones legales para la divulgación, incluidos los registros de investigaciones en curso y los registros que involucran documentación financiera privada.
La política y el propósito de la FOIA es promover una mayor conciencia por parte de todas las personas de las actividades gubernamentales. Al promover esta política, la FOIA requiere que la ley se interprete de manera liberal, a favor del acceso, y que cualquier exención que permita retener registros públicos debe interpretarse de manera restrictiva.
Derechos de la FOIA
Los registros pueden aplicar por correo postal, fax, email, en persona o por teléfono. La FOIA no requiere que las solicitudes sean por escrito, ni que indique específicamente que es una solicitud de la FOIA.
Las personas tienen derecho a solicitar que los cargos por los registros solicitados se estimen por adelantado.
Si una persona cree que se han violado los derechos de la FOIA, se puede presentar una petición en el tribunal de distrito o de circuito para exigir el cumplimiento de la FOIA. Alternativamente, la persona puede ponerse en contacto con el Consejo de la FOIA para obtener una opinión consultiva no vinculante. El Consejo de la FOIA también proporciona un formulario de comentarios públicos en línea en su sitio web con respecto a la asistencia a un registro solicitado.
Hacer una solicitud de registros de la VBOA
Una persona tiene derecho a solicitar inspeccionar o recibir copias de registros públicos, o ambos.
La solicitud debe identificar los registros aplicar con "especificidad razonable". Este es un estándar de sentido común. No se refiere ni limita el volumen o la cantidad de registros aplicar; en cambio, requiere que una persona sea lo suficientemente específica para que la VBOA pueda identificar y localizar los registros apropiados.
La solicitud debe aplicar registros o documentos existentes. La FOIA otorga el derecho de inspeccionar o copiar registros; no se aplica a una situación en la que se formulan preguntas generales sobre el trabajo de la VBOA, ni requiere que la VBOA cree un registro que no existe.
Los registros se pueden recibir en cualquier formato utilizado por la VBOA en el curso regular de los negocios.
Hacer una solicitud de FOIA no es un proceso contencioso. Es posible que la VBOA deba discutir o aclarar las solicitudes con las personas.
La solicitud de registros se puede hacer al Asesor de Información y Políticas de VBOA por correo a 9960 Mayland Drive, Suite 402, Henrico, VA 23233, email a alessandra.gabriel\@boa.virginia.gov, teléfono al (804) 367-0728, o fax al (804) 527-4409.
Además, el Consejo Asesor de Libertad de Información está disponible para responder cualquier pregunta sobre FOIA. Se puede contactar con el Consejo por email a foiacouncil\@dls.virginia.gov o por teléfono al (804) 698-1810 o 1-866-448-4100.
Responsabilidades de VBOA en la respuesta a las solicitudes
La VBOA debe responder a las solicitudes dentro de los cinco días hábiles posteriores a su recepción. El día 1 se considera el día siguiente a la recepción de la solicitud. El periodo de cinco días no incluye fines de semana ni días festivos.
No es necesario dar el motivo de la solicitud de registros. La FOIA permite que la VBOA requiera que la persona proporcione un nombre y una dirección legal.
La FOIA requiere que la VBOA haga una de las siguientes respuestas dentro del período de cinco días:
- La VBOA proporciona los registros solicitados en su totalidad.
- La VBOA retiene todos los registros solicitados, porque todos los registros están sujetos a una exención legal específica. Si se retienen todos los registros, la VBOA debe enviar a la persona una respuesta por escrito. Ese escrito debe identificar el volumen y el tema de los registros que se retienen e indicar la sección específica del Código de Virginia que permite la retención.
- La VBOA proporciona algunos de los registros solicitados, pero retiene otros. La VBOA no puede retener un registro completo si solo una parte de él está sujeta a una exención. En ese caso, la VBOA puede redactar la parte del registro que puede ser retenida, y debe proporcionar a la persona el resto del registro. Se debe proporcionar una respuesta por escrito que indique la sección específica del Código de Virginia que permite retener partes de los registros solicitados.
- La VBOA informa a la persona, por escrito, que los registros solicitados no se pueden encontrar o no existen. Sin embargo, si la VBOA sabe que otro organismo público tiene los registros solicitados, debe incluir la información de contacto del otro organismo público en la respuesta.
- Si es prácticamente imposible que la VBOA responda a la solicitud dentro del período de cinco días, debe indicar, por escrito, las condiciones que hacen imposible la respuesta. Esto permitirá siete días hábiles adicionales, lo que da un total de 12 días hábiles para responder.
Si la solicitud es para una gran cantidad de registros y la VBOA considera que no puede proporcionar los registros dentro de 12 días hábiles sin interrumpir las otras responsabilidades organizacionales, la VBOA puede solicitar al tribunal tiempo adicional para responder a la solicitud. Sin embargo, la FOIA requiere hacer un esfuerzo razonable para llegar a un acuerdo con respecto a la producción de los registros antes de ir a la corte para solicitar más tiempo.
Costos
Es posible que la persona tenga que pagar por los registros solicitados a la VBOA. La FOIA permite el cobro de los costos reales de responder a las solicitudes de la FOIA. Esto incluiría elementos como el tiempo que el personal dedica a buscar los registros solicitados, los costos de copia o cualquier otro costo directamente relacionado con el suministro de los registros solicitados. No puede incluir los gastos generales generales. La persona puede solicitar un presupuesto por adelantado.
Si la VBOA estima que costará más de $200 responder a una solicitud, puede requerir un depósito, que no exceda el monto de la estimación, antes de proceder con la solicitud. El periodo de cinco días no incluye el tiempo entre la solicitud de un depósito y la respuesta.
Si una persona debe dinero de una solicitud FOIA anterior que ha permanecido sin pagar durante más de 30 días, la VBOA puede exigir el pago de la factura vencida antes de responder a una nueva solicitud FOIA.
Un organismo público puede cobrar cargos razonables que no excedan el costo real incurrido para acceder, duplicar, suministrar o buscar los registros solicitados y hará todos los esfuerzos razonables para suministrar los registros solicitados al menor costo posible. Ningún organismo público impondrá honorarios o gastos superfluos, intermediarios o superfluos para recuperar los costos generales asociados con la creación o el mantenimiento de registros o la realización de las transacciones generales de los asuntos del organismo público. La tasa de duplicación cobrada por un organismo público no excederá del coste real de la duplicación. Antes de realizar una búsqueda de registros, el organismo público notificará al solicitante por escrito que el organismo público puede cobrar cargos razonables que no excedan el costo real incurrido en el acceso, la duplicación, el suministro o la búsqueda de los registros solicitados y preguntar al solicitante si desea solicitar una estimación de costos antes del suministro de los registros solicitados como se establece en la subsección F de § 2.2-3704 del Código de Virginia
